Dois arquivos, duas finalidades
O original registra o que foi recebido. A versão final acrescenta elementos de conferência para quem recebe o documento fora da plataforma. Mesmo que o texto principal permaneça igual, essa inclusão produz um arquivo diferente, com seu próprio hash.
Assinatura anterior pede o original
Se o PDF recebido já possuía assinatura digital, conserve esse arquivo para a validação apropriada. Não apresente a versão com novos elementos como se mantivesse automaticamente a assinatura do original. É necessário distinguir a prova da emissão da validação da assinatura preexistente.
Distribua com instruções simples
Envie a versão final e o link de consulta. Oriente o destinatário a comparar essa mesma cópia, sem conversão. Guarde os comprovantes e uma referência à finalidade da emissão. Para corrigir conteúdo, trate a substituição conforme a política da organização e informe o novo registro.
Antes de encerrar um contrato de serviço ou substituir uma plataforma, verifique quais originais, versões e provas precisam continuar acessíveis. Essa decisão pertence à gestão documental da organização.