Identifique a proposta antes de distribuir
O nome proposta-final.pdf não distingue negociações nem revisões. Associe o documento a uma oportunidade, uma revisão interna e um responsável pela aprovação. Registre também a referência do cliente no sistema comercial, limitando o que será exposto publicamente. O identificador verificável acompanha uma versão definida; ele não deve apontar silenciosamente para um conteúdo diferente quando a negociação mudar.
Separe envio, recebimento e concordância
O registro de integridade ajuda a reconhecer a cópia. Já a comprovação de envio pertence ao canal usado, e a concordância depende do processo de aceite ou assinatura. Guarde essas evidências relacionadas, mas não as trate como sinônimos. Um cliente abrir a consulta de um documento não significa aceitar preço, prazo ou condições. Essa distinção precisa aparecer no procedimento do comercial e na escolha da solução contratada.
Trate a revisão como nova decisão
Imagine uma proposta com prazo de trinta dias que depois recebe alteração de escopo. Preserve a primeira versão e emita a revisão aprovada de modo identificável. Informe ao destinatário qual versão deve orientar a negociação atual. Se a política exigir revogar o registro anterior, documente o motivo; revogar um registro de verificação não equivale, por si, a rescindir um acordo celebrado pelas partes.
Investigue a divergência com o arquivo recebido
Quando surgir uma cópia diferente, peça o arquivo efetivamente recebido, não uma captura de tela. Compare a versão e confira o histórico de envio antes de concluir que houve fraude: exportações ou regravações também podem alterar o PDF. A Atestiva pode apoiar o reconhecimento da versão emitida e de seu estado. A análise comercial do que foi negociado continua exigindo contexto e as demais evidências da relação.
Checklist para aplicar na sua operação
- Relacione oportunidade, revisão aprovada e identificador do documento emitido.
- Guarde a evidência de envio separadamente da evidência de aceite.
- Defina quem comunica ao cliente a substituição de uma proposta.