Comece pelo uso, não pelo tamanho da pasta
Nem todo arquivo histórico precisa entrar no mesmo fluxo. Identifique documentos que continuam sendo apresentados, geram consultas recorrentes ou exigem recuperação frequente. Separe duplicatas, rascunhos e versões sem origem clara antes de estimar o trabalho. Registrar indiscriminadamente uma pasta desorganizada pode apenas transportar a confusão para outro sistema, consumindo espaço e criando referências que ninguém sabe interpretar.
Preserve a origem que já existe
Mantenha arquivos originais, evidências de assinatura e informações de procedência. Uma nova operação de registro deve receber sua data real. Ela pode ajudar a reconhecer o arquivo a partir desse momento, mas não demonstra automaticamente quando o conteúdo foi criado no passado. Se uma data histórica é relevante, a organização precisa conservar as evidências que a sustentam, sem reconstruir artificialmente o histórico.
Faça uma amostra com classes diferentes
Escolha documentos curtos e longos, assinados e não assinados, atuais e substituídos. Avalie qualidade dos arquivos, referências e capacidade de recuperação. PDFs digitalizados podem ter aparência legível e ainda assim não carregar as evidências do documento digital original. Classifique as limitações encontradas e informe o destinatário quando a consulta estiver relacionada a um registro posterior do acervo.
Dimensione implantação e operação contínua
Separe o projeto inicial do fluxo de novas emissões. Considere revisão humana, armazenamento, limites e integração, sem presumir importação em massa disponível. Para avaliar a Atestiva, leve uma amostra e uma estimativa por classe documental. O objetivo é criar uma referência útil para os documentos selecionados, preservando o que se sabe e o que não se sabe sobre sua história.
Checklist para aplicar na sua operação
- Priorize documentos ainda usados e elimine ambiguidades de versão no inventário.
- Registre a data real da nova emissão sem atribuir efeito retroativo.
- Separe o custo do acervo inicial do volume mensal de documentos novos.