Classifique o erro antes de agir
Um erro de conteúdo, um arquivo anexado incorretamente e um problema de acesso exigem ações distintas. Confirme a situação usando o documento efetivamente distribuído e a referência de emissão. Evite gerar outra versão só porque o destinatário não conseguiu abrir o link. Primeiro descubra se o problema está no arquivo, no registro ou no canal de entrega; isso reduz substituições desnecessárias e histórico confuso.
Obtenha aprovação para a correção
A plataforma não decide qual informação deve mudar. Identifique quem pode aprovar o novo texto e registre a justificativa no processo responsável. Se o arquivo tiver assinatura, avalie a necessidade de novo fluxo de assinatura antes da distribuição. A correção pode afetar obrigações ou decisões já tomadas; a análise pertinente não deve ser substituída por um comando técnico de emissão ou revogação.
Relacione as duas versões
Preserve o original distribuído e identifique a nova referência. Defina, conforme a política aplicável, o tratamento do registro anterior e o motivo a apresentar. Não reutilize um identificador como se o conteúdo nunca tivesse mudado. Mesmo quando a interface não oferece encadeamento automático de versões, a organização precisa manter essa relação no sistema ou procedimento de origem e explicá-la ao atendimento.
Avise quem precisa usar a versão nova
Uma correção só interna não impede que a cópia anterior continue circulando. Comunique a mudança aos destinatários pertinentes e indique como consultar o estado. Na Atestiva, planeje nova emissão e revogação com as permissões adequadas. Teste o processo com dados fictícios antes da implantação. O critério de aceite é conseguir explicar qual versão foi emitida em cada momento e qual deve orientar o uso atual.
Checklist para aplicar na sua operação
- Confirme se a falha está no conteúdo, no registro ou no acesso.
- Registre aprovador e motivo da correção antes de produzir outro PDF.
- Relacione versões e comunique o destinatário sobre a referência atual.