Inventarie dependências antes de copiar arquivos
Liste documentos, versões, links públicos, identificadores externos, eventos e provas que precisam permanecer acessíveis. Um ZIP com PDFs pode não incluir o histórico de uma revogação ou o vínculo entre um registro e a sua versão final. Descubra quem ainda usa os links antigos: clientes, parceiros e sistemas integrados podem depender deles mesmo quando a equipe interna já mudou de ferramenta.
Não apresente uma nova emissão como evento antigo
Registrar hoje um documento histórico não transforma a data do registro em data original de emissão ou de assinatura. Preserve as evidências existentes e descreva a nova etapa como migração. Compare arquivos antes e depois da transferência e registre eventuais transformações. Se houver PDFs assinados, mantenha seus bytes originais e avalie separadamente qualquer cópia modificada para distribuição. O histórico precisa continuar inteligível para quem não acompanhou a mudança.
Teste continuidade e exceções numa amostra
Selecione documentos ativos, revogados, antigos e de tamanhos diferentes. Abra-os fora da rede corporativa, confira suas referências e tente recuperar os materiais acordados. Verifique o que acontecerá com consultas no domínio do fornecedor anterior após o encerramento. Se não houver redirecionamento ou continuidade contratada, comunique um caminho alternativo. Não presuma que um novo serviço pode controlar URLs pertencentes a outra empresa.
Faça o corte com responsabilidade atribuída
Determine uma data para novas emissões no destino e uma janela para conciliar registros pendentes. Mantenha a conta anterior enquanto a conferência e as obrigações de retenção exigirem, conforme contrato e política aplicáveis. Para avaliar a Atestiva, leve o inventário e os tipos de evidência disponíveis à conversa comercial. A migração deve ser dimensionada caso a caso; não anuncie importação automática de todo fornecedor sem teste de compatibilidade.
Checklist para aplicar na sua operação
- Inclua links e provas no inventário, não apenas os arquivos PDF.
- Registre a data real da migração e conserve as evidências históricas originais.
- Aprove a amostra migrada antes de cancelar acessos ou apagar qualquer acervo.