Faça um inventário de campo a campo
Liste título, descrição, nome, referência, datas e identificadores usados na emissão. Para cada campo, anote quem o preenche, quem o vê e por que precisa estar disponível naquele contexto. A mesma informação pode ser necessária no PDF privado e dispensável na consulta pública. Evite classificar todo o formulário como seguro apenas porque um campo específico recebe máscara ou hash.
Teste a necessidade com uma pergunta prática
Pergunte se o destinatário consegue realizar a conferência sem aquele dado. Quando a resposta for sim, avalie removê-lo da parte pública. Quando for não, considere uma referência menos detalhada ou um atendimento autorizado. A decisão deve estar ligada à finalidade e às obrigações aplicáveis, não à conveniência de mostrar tudo. A LGPD estabelece princípios que precisam ser aplicados ao processo concreto pela organização responsável.
Controle o texto livre e a mudança de modelos
Observações livres frequentemente escapam de regras pensadas para campos estruturados. Forneça exemplos do que pode ser escrito e revise modelos antes de liberá-los. Uma alteração de template pode ampliar a exposição para todas as emissões seguintes. Documente quem aprova a mudança e faça uma consulta externa de teste depois dela, incluindo estados de erro e revogação que também podem apresentar informações.
Inclua a configuração no aceite comercial
Peça ao fornecedor uma demonstração com os campos que sua operação realmente utiliza. Na Atestiva, confira o resultado sem login e mantenha o PDF separado da verificação pública. Não trate o uso da ferramenta como certificação de conformidade da empresa. O aceite deve registrar quais informações foram aprovadas, qual finalidade justificou a exposição e quem responderá por pedidos de esclarecimento ou correção.
Checklist para aplicar na sua operação
- Registre finalidade e público de cada campo, incluindo título e observações.
- Teste uma alternativa menos detalhada antes de publicar identificadores pessoais.
- Revise a consulta externa sempre que um modelo de emissão for alterado.